Seit November 2024 bekommen Unternehmen in Deutschland stufenweise vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eine Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) zugeteilt. Diese neue Nummer dient der eindeutigen Identifizierung im Besteuerungsverfahren und der effizienten und sicheren Übermittlung von Unternehmensdaten an Finanzbehörden und andere staatliche Stellen (§§ 139a und 139c AO). Noch dazu soll sie den Verwaltungsaufwand verringern und die Abwicklung steuerlicher Prozesse vor allem im internationalen Handel erleichtern. Besonders für Unternehmen, die im E-Commerce tätig sind, ist sie von Bedeutung. Sie setzt sich zusammen aus dem Ländercode „DE“ und einer neunstelligen Ziffernfolge. Die W-IdNr. wird neben der Steuer-ID und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) geführt und ersetzt diese nicht.
Was bedeutet die neue Nummer nun für Ihr Unternehmen? Die Einzelheiten im Überblick:
Wer benötigt die W-IdNr., und wie wird sie zugeteilt?
Jedes in Deutschland ansässige Unternehmen, ob Einzelunternehmen, GmbH oder Aktiengesellschaft, erhält seit November 2024 automatisch eine W-IdNr. durch das BZSt. Diese Nummer wird dauerhaft zugewiesen und bleibt auch bei Änderungen wie der Rechtsform oder der Adresse bestehen. Die Zuteilung erfolgt ohne Antrag: Für Neugründungen im Unternehmensregister wird die W-IdNr. automatisch mitgeteilt. Bestehende Unternehmen erhalten die Nummer nach und nach ebenfalls postalisch oder elektronisch über ihr ELSTER-Konto. Falls es zu Verzögerungen oder Problemen kommt, ist das BZSt die passende Anlaufstelle. Bei Adressänderungen oder Umfirmierungen sollte umgehend das das Finanzamt informiert werden, damit sich die Zuteilung der W-IdNr. nicht verzögert.
Die W-IdNr. gehört ins Impressum – und was noch?
Im Impressum auf ihrer Website müssen Unternehmen die neue W-IdNr. künftig mit angeben (§ 5 Abs. 1 Nr. 6 DDG). Dies soll Transparenz fördern und den Datenaustausch mit Behörden erleichtern. Wer seine Website in mehreren Ländern betreibt, kann durch die W-IdNr. auch im internationalen Kontext leichter identifiziert und zugeordnet werden. Für Unternehmen im E-Commerce, die grenzüberschreitend tätig sind, stellt dies eine deutliche Erleichterung bei der Abwicklung steuerlicher Verpflichtungen dar.
Mit Inkrafttreten des neuen Digitalen-Dienste-Gesetzes (DDG) (vormals Telemediengesetz, TMG) am 14. Mai 2024 wurden weitere Regelungen zur Impressumspflicht formuliert (§ 5 DDG). Unternehmen müssen demnach folgende Informationen bereitstellen und ggf. anpassen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein:
- Name und Anschrift des Unternehmens. Bei juristischen Personen zusätzlich die Rechtsform und den Vertretungsberechtigten.
- Aufsichtsbehörde, wenn eine behördliche Zulassung erforderlich ist.
- Handelsregisterangaben, einschließlich Handelsregisternummer.
- Berufsbezogene Informationen: für reglementierte Berufe, z. B. Kammermitgliedschaft und gesetzliche Berufsbezeichnung.
- Kontaktinformationen: eine E-Mail-Adresse und eine schnelle Kontaktmöglichkeit, z. B. Telefon oder Kontaktformular.
- Wirtschafts-Identifikationsnummer (s. o.) und USt-IdNr.
- Informationen über die Gesellschaft in Liquidation oder Abwicklung: für Kapitalgesellschaften wie Aktiengesellschaften oder GmbHs.
- Weitere Pflichtangaben bei audiovisuellen Mediendiensten: Sitzland und Regulierungsbehörden.
All diese Angaben müssen prominent auf der Website platziert werden und dürfen sich nicht hinter schwer auffindbaren Links verstecken. Die Kennzeichnung als „Impressum“ oder „Kontakt“ ist geläufig und ausreichend. Wichtig ist, dass die Informationen unabhängig vom genutzten Endgerät (z. B. Mobilgerät) jederzeit gut zugänglich und ohne wesentliche Zwischenschritte auffindbar sind. Das bedeutet, dass auch von Unterseiten der Website aus ein direkter Zugriff (maximal zwei Klicks) auf das Impressum ermöglicht werden muss. Unnötige Barrieren gilt es zu vermeiden. Eine Platzierung am unteren Ende der Website („Footer“) ist weiterhin zulässig, solange der Link deutlich und leicht auffindbar ist. Wer im Impressum auf die Vorschriften des TMG verweist, sollte dies ebenfalls abändern und stattdessen das neue DDG erwähnen.
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